Henkilökohtaisesta hyvinvoinnista kiinni pitäminen
Urheiluseuran organisaatio täytyy rakentaa niin, että työn tekeminen kestävällä tavalla on mahdollista. Toimivassa ja hyvinvoivassa urheiluseurassa palkka- ja vapaaehtoistyötä toteutetaan järkevästi tekijöiden hyvinvointia tukien. Organisaation lisäksi myös työntekijällä on vastuu omasta hyvinvoinnistaan. Erityisesti urheiluseuran toimintaan intohimoisesti suhtautuvien henkilöiden voi toisinaan olla vaikeaa irrottautua seuratyöstä ja vaihtaa vapaalle. Välillä kannattaa hetkeksi pysähtyä ja tunnustella omia jaksamisen rajoja.
Urheiluseuratyön ja vapaa-ajan häilyvä raja
Urheiluseuran hallinnon vastuulla on jakaa seuratyön tehtävät tasaisesti, jotta toimihenkilöt jaksavat hyvin ja kaikkien voimavarat riittävät. Palkkatyössä olevien henkilöiden työtä ohjaa muun muassa työsopimus ja työaikalaki, mutta miten toimitaan vapaaehtoisten kanssa?
Ajankäytön ongelmien ratkaisu alkaa työyhteisö- ja organisaatiotasolta.
Vapaaehtoisten kohdalla on hyvä muistaa, että kaikki motivoituvat urheiluseuratyöstä eri tavoin. Toiselle seurassa puuhaileminen on parasta mahdollista vapaa-aikaa, kun taas toinen tulee talkoisiin velvollisuudesta. Kyse on siitä, minkä yksilö kokee kuormittavaksi.
Toisaalta urheiluseurassa toimiminen on aina yhteistyötä ja tavoitteena on yhteinen hyvä. Vastuuta kannattaa jakaa hyvissä ajoin, jotta yksittäisen henkilön taakka ei kasva liian suureksi. Urheiluseuran toimintaa ei ole järkevää rakentaa yksittäisten henkilöiden varaan. Vapaaehtoisuus on mielekästä, kun ympäristö on joustava ja kaikilla on tasapuolinen mahdollisuus vaikuttaa toimintaan.
Välillä kaikkein aktiivisimpia toimijoita täytyy toppuutella – heidän on hyvä opetella luopumaan liiallisista tehtävistä ja luottaa siihen, että asiat hoituvat myös jonkun muun tekemänä. Organisaation toimintamallien ja rakenteiden ollessa kunnossa täytyy yksilön ottaa myös itse vastuuta omasta hyvinvoinnista ja vapaa-ajasta.
Jos sinua mietityttää oman työhyvinvoinnin tilanne, niin kokeile tehdä Sosiaali- ja terveysministeriön käynnistämän Työelämän mielenterveysohjelman työhyvinvointitesti. Testin palaute saattaa antaa sinulle uutta ajateltavaa omasta jaksamisesta.
Miten voit? – työhyvinvointitesti
Asiasisältöjen lisäksi työn tekeminen hallintaan
Urheiluseurassa työskentelevän henkilön työnkuva voi toisinaan olla hyvinkin laaja. Vaikka asiasisällöt olisivat hyvin hallussa, niin itse työn tekeminen ei välttämättä ole. Työntekijällä saattaa olla monia työtehtäviä käynnissä yhtä aikaa ja tehtäviin keskittyminen tai niiden hoitaminen valmiiksi saattaa tuntua vaikealta.
Tässä osiossa annetaan vinkkejä enimmäkseen yksilön ajanhallintaan. Ennen tätä työntekijän tai vapaaehtoisen täytyy tietää omat työtehtävät ja vastuualueet, jotta henkilökohtaista ajanhallintaa voi alkaa kehittämään. Oletuksena on, että vastuut on käyty esihenkilöstön kanssa läpi ja tehtäviä on työaikaan nähden sopivasti.
Miten hallita omaa ajankäyttöä?
- Tee ero kiireellisten ja tärkeiden töiden välille. Priorisoi, älä juutu tekemään jotain kiireellistä, ellei se ole oikeasti tärkeää.
- Aseta tavoitteita. Jos päämäärä on epäselvä, sen toteutumista on hankala seurata.
- Älä lupaa liikoja. Ole realistinen aikataulujen suhteen. Älä sitoudu deadlineen, josta et pysty pitämään kiinni.
- Suunnittele ajankäyttöäsi. Ennen kuin ryhdyt työtehtävään, suunnittele, kuinka aiot toteuttaa sen. Varaa aikaa myös odottamattomille käänteille. Laske tekemääsi aikatauluun mukaan väljyyttä.
- Vältä tekemästä monta asiaa yhtä aikaa. Yhteen asiaan keskittyminen nopeuttaa työntekoa ja vähentää stressiä. Älä hoida yhtä asiaa sieltä ja toista täältä, vaan hoida yksi homma valmiiksi ennen seuraavan aloittamista.
- Minimoi häiriöt. Sulje sähköposti siksi aikaa, kun teet jotakin keskittymistä vaativaa. Hyödynnä etäpäiviä, jos se on mahdollista.
- Kehitä rutiineja. Rutiinien ansiosta usein toistuvien tehtävien tekeminen vie vähemmän aikaa ja energiaa.
- Delegoi. Jos voit, siirrä tehtäviä muille kiireisessä tilanteessa. Huolehdi hyvästä ohjeistuksesta.
- Pidä kiinni vapaa-ajasta. Työ ei saa viedä koko elämää, joten varaa aikaa myös vapaa- ajalle sekä rauhallisemmille työpäiville. Opettele sanomaan EI.
Eilen töiden jälkeen vastailin vielä vanhempien viesteihin. Olikohan minun pakko vastata niihin heti?
Topi, sinun ei tarvitse iltaisin vastailla viesteihin. Silloin sinulla on vapaa-aikaa.
-
Kurkkaa lisää käytännön vinkkejä ajanhallintaan.
- Ota kalenteri aktiiviseen käyttöön. Kirjaa säännöllisesti, miten paljon aikaa mikäkin tehtävä vie.
- Aikatauluta työpäivä ja pidä siitä kiinni. Erityisesti jos määrittelet itse omat työajat, niin suunnittele päivät etukäteen. Suunnittele järkevästi ja toimi sen mukaan. Älä venytä päiviä, mutta älä myöskään lyhennä niitä tarpeettomasti.
- Tunnista palavereiden tarve. Mitä palavereita voisi pitää etäyhteyden kautta? Mitä palavereita on mahdollista yhdistää?
- Kirjoita muistilistoja. Hyödynnä kalenteria, muistilappuja tai valmiita muistilistaohjelmia. Se, mikä toimii yhdelle, ei välttämättä toimi toiselle.
- Jäädessäsi lomalle, kirjoita lista loman jälkeisistä työtehtävistä odottamaan lomalta paluuta.
- Kysy muilta vinkkejä ajanhallintaan. Yhteinen vuoropuhelu ja prosessien kirkastaminen voi avata uusia, toimivia toimintamalleja.
- Käy tarvittaessa työvaiheet läpi esimiehen/johtokunnan kanssa ja kirkasta omat päätehtäväsi ja vastuualueet. Oman työn priorisointi on jokaisen työntekijän hyvä työelämätaito itsensä johtamisen kautta, mutta esimiehen tuki työtehtävien kirkastamisessa ja täsmentämisessä on tärkeää.
-
Ajanhallinnan tekniikat
Netistä löytyy paljon erilaisia ajanhallinta tekniikoita. Alla linkki, jonka kautta voit tutustua esimerkiksi Eisenhowerin matriisiin, Pomodoro-tekniikkaan ja 1-3-5 sääntöön.
-
LINKKI VINKKI!
Fokus kateissa, aika palasina? Ajanhallinta asiantuntijatyössä -opas esittelee keinoja, joilla organisaatio, esimies, työnteon yhteisöt ja asiantuntija edistävät mielekästä ajankäyttöä työssä. Opas on tarkoitettu erityisesti asiantuntijaorganisaatioille, mutta oppaassa on paljon hyviä ohjeita ja vinkkejä myös muunlaisille työyhteisöille.