Urheiluseuran työtehtävien ja vastuun jakaminen
Urheiluseurojen tekemä työ näkyy ulkopuolisille erilaisina liikuntaryhminä, joukkueina ja yksilöurheiluna. Urheilutoimintaa pääsee seuraamaan myös ottelu- ja kilpailutapahtumien kautta. Jotkut seurat järjestävät lisäksi erilaisia varainkeruu tapahtumia ja tempauksia. Kaiken tämän näkyvän toiminnan taustalla tehdään kuitenkin runsaasti työtä, jonka olemassaoloa kaikki eivät edes tiedosta.
Valmentajien ja ohjaajien lisäksi urheiluseuralla on johtokunta, jonka jäsenet huolehtivat yhdistyksen hallinnon toimivuudesta. Johtokunta kantaa esimerkiksi tulosvastuun seuran toiminnasta ja muodostaa raamit kaikelle toiminnalle. Seuralla voi olla palkattu toiminnanjohtaja tai seurakehittäjä, joka työskentelee vapaaehtoisten tukena. Erilaisia vastuualueita ja työtehtäviä voi olla runsaasti. Urheiluseurojen yhtenä työhyvinvoinnin haasteena on nimenomaan tehtävien ja vastuun jakaminen seuran sisällä.
Mitä jos työtunteja kertyy liikaa?
Työtehtävien ja vastuualueiden määrittely on aina tärkeää – oli kyse sitten palkallisesta tai vapaaehtoisesta työntekijästä. Seurajohdon vastuulla on varmistaa, että työntekijöiden aika riittää kaikkien velvollisuuksien hoitamiseen. Työtä ei pidä tehdä oman jaksamisen äärirajoilla vaikka kyse olisikin intohimosta.
Työtehtävien miettiminen etukäteen vähentää yllättävien tehtävien määrää ja ajankäyttöä pystytään ennakoimaan. Jakamalla tehtävät ja vastuualueet varmistutaan siitä, että kaikki tarvittavat asiat tulee tehdyksi eikä vastuu paina vain yhden henkilön harteilla. Lisäksi on tärkeää miettiä realistisesti, mihin aika ja resurssit riittävät eli priorisoida tehtäviä. Mikä on kaikkein tärkeintä?
Kumman valitset:
- Enemmän ja huonosti tekijöiden hyvinvoinnin kustannuksella VAI
- Vähemmän ja laadukkaasti tekijöiden hyvinvointia tukien?
Urheiluseuralla palkkatyössä oleva henkilö työskentelee vain työaikana ja vapaaehtoiset vain vapaa-aikana. Pohtikaa, mitä tämä lause käytännössä tarkoittaa?
Työajanseuranta kuntoon
Työajanseuranta on pakollista kaikille työnantajana toimiville tahoille. Toteutustapa on vapaa eli työtunnit voi kirjata sähköisesti tai vaikka ruutuvihkoon. Työnantajan velvollisuus on valvoa, että työtä tehdään lakien mukaisesti. Työ- ja lepoajat kuuluvat myös urheiluseuratyötä tekeville!
Johtokunnalle pohdittavaa:
- Onko teidän urheiluseuran työajanseuranta kunnossa?
- Tiedättekö minkä verran työntekijät tekevät töitä?
- Tehdäänkö työtä työaikalain mukaisesti?
- Kuka valvoo työntekijöiden työaikaa?
Muistakaa, että palkattu työntekijä ei korvaa yhdistyksen vapaaehtoisia työntekijöitä!
Ainoana palkallisena työntekijänä minulla on runsaasti erilaisia työtehtäviä ja suuri vastuu.
Keskustelin työntekijän kanssa hänen työtehtävistä ja huomasin, että hän on joutunut tekemään paljon vapaaehtoisille kuuluvia asioita.
Tästä eteenpäin minä olen seuran talkoovastaava. Ennen näitä hommia hoiti seuran työntekijä. Minulla on kokemusta talkootyöstä, joten otan mielelläni vastuuta!
Tunnista urheiluseuran kapasiteetti ja katkaise ylikuormituksen kehä
Seuratyössä palkkatyöläisten niskaan kaadetaan lukemattomia viestejä, treenejä, kisoja, projekteja, asiakkuuksia, hankkeita ja kokouksia. Kun uusia tehtäviä kasaantuu tarpeeksi, alamme käyttämään suuren osan ajastamme niiden organisointiin ja tehtävien suorittaminen hidastuu. Tällainen krooninen ylikuormitus johtaa nopeasti noidankehään, jossa pitää juosta nopeammin pysyäkseen edes paikalla. Työn määrän hahmottaminen ja rajaaminen tehostaa työntekoa ja auttaa huomaamaan tekemisen virtauksen.
Millainen on teidän seuran toiminnan tai työskentelyn suunnitteluprosessi?
- Miksi tehdään /ei tehdä, kuka tekee, mitä tekee ja milloin tekee?
- Työkuormat kannattaa pilkkoa osiin – suunnittele, tee, arvioi ja vakiinnuta.
Kuormitusta voidaan keventää vähentämällä yhtä aikaa tehtävien töiden määrää.
Esimerkiksi jaosto tai yksittäinen työntekijä voi itse määritellä maksimimäärän tehtäville, jotka saavat olla yhtä aikaa kesken. Uuden tehtävän saa aloittaa vasta sitten, kun joku edellinen on valmis. Tavoitteena on tehdä asioita valmiiksi, jotta työpöytä ei aina vain täyty uusista kesken olevista töistä.
Työn virtauksen apuvälineenä voi käyttää Kanban menetelmää. Menetelmän tarkoituksen on pilkkoa isot projektit pienempiin osiin, jotta työn hahmottaminen ja tekeminen helpottuu. Tehtävät kirjataan taululle, jossa on yleensä vähintään kolme saraketta: tekemättä, työn alla ja tehty. Tehtäviä liikutellaan sarakkeesta toiseen sitä mukaan, kun niiden tekeminen edistyy. Menetelmän käytössä on tärkeää, että uusia työtehtäviä otetaan työn alle sitä mukaa, kun edeltäviä tehtäviä valmistuu.
Monipuoliset urheiluseuratyöt on hyvä tehdä näkyväksi.
Työtehtäviä on hyvä käydä säännöllisesti läpi, jotta tekijä osaa priorisoida niitä. Avoimuus työtehtävien määrästä ja sisällöstä voi herätellä johtokuntaa ja seuraväkeä huomaamaan, kuinka paljon työtä todellisuudessa on. Urheiluseuran tiedotus toimintojen järjestelyistä voi lisätä ulkopuolisten henkilöiden ymmärrystä siitä, kuinka paljon asioita toteutetaan muun muassa vapaaehtoisten voimin. Seuratyössä sekä sisä- että ulkopuolelta tulevat paineet voivat olla kovia. Välillä urheiluseuran johdon on tervetullutta muistuttaa seuraväkeä siitä, millaisilla resursseilla ja säännöillä työtä tehdään.
-
Vinkki työnjakoon ja roolitukseen
Laatikaa tiimit, jotka vastaavat urheiluseuratyön eri osa-alueista.
Tiimejä voivat olla esimerkiksi
- Taloustiimi
- Talkootiimi
- Sponsoritiimi
- Pelireissutiimi…
Muodostakaa teidän seuran toiminnan kannalta oleelliset tiimit. Tehkää jokaiselle tiimille kirjalliset ohjeet, joista käy ilmi ryhmän vastuualue ja tehtävät. Tiimien toiminnan vakiintuessa työ saadaan jaettua ja yksittäisen henkilön ei tarvitse kantaa vastuusta monesta eri osa-alueesta. Kun kaikki seurassa tietävät tiimien toiminnasta, niin myös tiedonkulku helpottuu. Asioista voidaan kysyä suoraan henkilöltä, jonka vastuualueesta on kyse.
Jaa sivu eteenpäin