Parempia tapahtumia yksin ja yhdessä

Tämän artikkelin tavoitteena on…

• tarjota kokonaiskuva tapahtuman järjestämisen vaiheista,​
• antaa tapahtuman suunnitteluun ja ideointiin apuvälineitä ​sekä
• rohkaista tapahtuman järjestämiseen!

Tapahtuman järjestämisen vaiheet

 1. Konsepti kuntoon

2. Huolellinen suunnittelu

3. Toteutus

4. Tapahtuman päättäminen

1. Konsepti kuntoon

Tapahtuman järjestämisessä lähdetään liikkeelle konseptista. Se on kuin luonnos tai toimintamalli, joka antaa raamit tarkemmalle suunnittelulle. Tapahtuman konseptia voi tarkentaa vastaamalla alla oleviin kysymyksiin:

• MIKSI​?
• MITÄ?
• MILLOIN​?
• MISSÄ​?
• MITEN?

Tapahtuman ideointivaiheessa saa käyttää luovuutta! 

Suunnittelussa voi käyttää apuna esimerkiksi Onnistuneen tapahtuman tähteä, johon eritellään tapahtuman strateginen (idea) ja operatiivinen (toteutus) kolmio.

2. Tapahtuman suunnittelu

Kun konsepti on kunnossa ja kaikille on selvää milloin ja millaista tapahtumaa ollaan järjestämässä, on aika tehdä huolellinen suunnitelma toteutuksesta. Alla lista asioista, jotka täytyy ottaa suunnitelmassa huomioon.

1. Aikataulutus​
2. Viestintä ja tiedotus​
3. Markkinointi​
4. Talousarvio​
5. Lupa-asiat​
6. Riskien hallinta sekä turvallisuus ja pelastussuunnitelma​
7. Suunnitelman toteutus ja projektin hallinta​
8. Tapahtuman päättäminen

Kuten yllä olevasta listasta huomataan, suurin osa asioista tehdään ennen tapahtumaa. Ensimmäinen tärkeä asia on aikataulun suunnittelu: 

• Varataan reilusti aikaa! ​
• Aloitetaan, kun tapahtuman aloituspäivä on tiedossa.​
• Järjestämiseen liittyvät työvaiheet selville. ​
• Selvitetään käytettävissä oleva työvoima ja resurssit.

Hyvin suunniteltu aikataulu toimii myös seurantavälineenä tapahtuman etenemiselle.

Viestintää ja markkinointia

Mikään tapahtuma ei onnistu ilman viestintää ja markkinointia. Järjestelyiden ja toteutuksen kannalta on välttämätöntä, että henkilökunta tietää mitä tapahtuu. Viestin täytyy kulkea myös asiakkaille, mikäli tapahtumaan halutaan kävijöitä.

Viestintä henkilökunnalle

• Kaikkien tulee tietää, millaisesta tapahtumasta on kyse! ​
• Jokaisen on ymmärrettävä oma roolinsa. ​
• Ulkoista ja sisäistä viestintää.

Markkinointi asiakkaille

• Luodaan mielikuvia​.
• Mietitään kohderyhmä.
• Mitä tarkempi, sitä parempi! ​
• Kunnollinen lupaus tapahtumasta​.
• Markkinoinnissa kannattaa suosia monistuvia välineitä (kirjeet, mainokset, tekstiviestit, esitteet, verkkosivut ja sosiaalinen media).

Talousarvio

Useimmiten urheiluseurat järjestävät tapahtumia yhtenä tavoitteenaan kerätä varoja seuran toimintaan. Joka tapauksessa talouden näkökulmasta oleellisinta on välttää yllättävät tappiot. Talouden kannalta epämukavilta yllätyksiltä vältytään, kun tapahtuman talousarvio on rakennettu kaikki kulut huomioiden ja tuotto-odotus on realistinen.

Talousarvion valmistelu on helpompaa, mikäli urheiluseuralla on jo kokemusta vastaavan tapahtuman järjestämisestä. Kuluja ja tuloja voi verrata aiempiin tapahtumiin. Tuloja arvioitaessa voi olla hyvä tarkkailla tapahtumaan liittyviä trendejä tai kohderyhmän osallistumista samankaltaisiin tapahtumiin. Mitkä asiat voivat vaikuttaa osallistujamääriin?

Vinkki tapahtuman kulujen kattamiseen ja budjetin kasvattamiseen: Selvitä mahdolliset yhteistyökumppanuudet ja sponsoroinnit yritysten kanssa. Mikä yritys hyötyisi teidän tapahtuman kautta saadusta näkyvyydestä?

Talousarvio on tavoite, johon pyritään aktiivisin toimenpitein. Sitä tarkastellaan ja välillä sen pohjalta joudutaan muuttamaan suuntaa.

Tapahtuman järjestämiseen vaadittavat luvat

Tapahtumasta riippuen täytyy muistaa huomioida erilaisia lupia ja ilmoituksia, joiden tekeminen on edellytys tapahtuman järjestämiselle. Lupahakemusten ja ilmoitusten kanssa kannattaa olla hyvissä ajoin liikkeellä, jotta ne ovat varmasti kunnossa ennen tapahtuman alkua. Alla esimerkkejä erilaisista luvista ja ilmoituksista.

Patentti- ja rekisterihallitus​

• elinkeinolupa​

Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto VALVIRA​

• huvi-, kokoontumispaikka ja majoitushuoneiston perustaminen​
• anniskelulupa

Aluehallintovirasto ​

• anniskelu​n muutokset ja ilmoitukset

Poliisi ​

• ilmoitus yleisötilaisuudesta

Kunta​

• ilmoitus tilapäisestä elintarvikkeiden myynnistä​
• meluilmoitus​
• rakennusvalvonta

Riskien hallinta sekä turvallisuus- ja pelastussuunnitelma

Tapahtumia järjestettäessä on tärkeää kartoittaa mahdolliset riskit ja varautua niihin. Taloudellisten ja toiminnallisten riskien lisäksi on tärkeää huomioida tapahtuman fyysiset riskit. Esimerkiksi poliisille tehtävään ilmoitukseen yleisötilaisuudesta tulee liittää muun muassa tapahtuman pelastussuunnitelma.

• SWOT -analyysilla kartoitetaan tapahtuman taloudellisia ja toiminnallisia riskejä​.
• Turvallisuus- ja pelastussuunnitelmalla varaudutaan fyysisiin riskeihin.

Huomioikaa viranomaisten vaatimukset pelastus- ja turvallisuussuunnitelmista sekä järjestyksenvalvonnasta.

3. Toteutus ja projektin hallinta

Rakennusvaihe​

Varatkaa rakennus ja purkutöihin riittävästi aikaa. On erityisen ikävää jos tapahtuman puitteiden rakentamisessa tulee kova kiire tai rakentaminen on vielä yleisön saapuessa kesken. Lisäksi on epämiellyttävää jos tapahtuman purkamiseen ja jälkien siivoamiseen kuluva aika on aliarvioitu. On helpompi varautua tekemään vähän pidempi päivä kuin joutua jäämään odotettua pidemmäksi aikaa siivoamaan.

Itse tapahtuma​

Suunnitelkaa tapahtuman juoksutus tarkasti, jotta kaikki sujuu jouhevasti. Huolehtikaa, että kaikki työntekijät tietävät tehtävänsä ja vastuualueensa tapahtumassa. Huomioikaa ohjeistuksessa vapaaehtoisten ja palkkatyöläisten ero – vapaaehtoisilta ei voi odottaa etukäteisvalmisteluja jos he ovat tulossa yksittäiseen tapahtumaan talkoilemaan. Jonkun täytyy ottaa talkoolaisista vastuu ja perehdyttää heidät selkeästi, rauhallisesti ja huolellisesti työtehtäviin.

Muistakaa ohjeistaa myös paikalle saapuvaa yleisöä / asiakkaita riittävästi. Esimerkiksi erilaisten ohjekylttien tai henkilökohtaisen opastamisen voimaa ei kannata väheksyä tapahtuman toteutuksessa.

4. Tapahtuman päättäminen

1. Tehkää yhteenveto tapahtumasta – mikä onnistui ja missä jäi parannettavaa?
2. Miettikää tapahtuman mahdollisia jatkosuunnitelmia ja kerätkää palautetta tapahtumaan osallistuvilta tahoilta. Huomioikaa palautteet seuraavien tapahtumien suunnittelussa.
3. Tapahtuman lopuksi muistakaa kiittää yhteistyökumppaneita ja työntekijöitä. Erityisesti vapaaehtoisten voimin järjestettävien tapahtumien jälkeen on tärkeää, että kaikille järjestelyihin osallistuneille henkilöille jää tapahtumasta hyvä mieli. Jotta samat henkilöt tulisivat mielellään mukaan seuraavallakin kerralla, tulee heidän tuntea, että he ovat olleet osa hyvin järjestettyä tapahtumaa.