Työkaluja urheiluseuratyön organisointiin

Mihin meidän aika kuluu?

Välillä on hyvä pysähtyä miettimään mitkä käytännön asiat vievät urheiluseurassa eniten aikaa ja löytyykö asioiden tehostamiseksi keinoja. Alla on listattuna muutamia tyypillisiä esimerkkejä seurojen ajanhukan aiheuttajista.

1. Kirjalliset toimintaohjeet puuttuvat.

2. Urheiluseuran vuosittaisia tehtäviä ei ole kirjattu ylös tai aikataulutettu etukäteen – asioita jää tekemättä tai ne hoidetaan kiireessä.

3. Asiakirjojen tekeminen, säilyttäminen ja jakaminen on epäjärjestelmällistä.

4. Vastuuhenkilöitä ei ole tai niitä ei ole kirjattu näkyviin – ihmiset eivät tiedä kehen ottaa yhteyttä.

5. Jäsenrekisteri on puutteellinen ja työläs ylläpitää.

6. Maksuliikenteen seuraaminen vie runsaasti aikaa.

7. Laskuttaminen on hidasta ja kankeaa.

Urheiluseurojen arki on toisinaan kiireistä ja uusien toimintamallien luomista ei välttämättä nähdä prioriteettina seuratyössä. Urheiluseuran ajankäytön haasteet säilyvät ennallaan mikäli yllä olevien esimerkkien korjaamiseen ei löydy aikaa. Ajanhukan torjumiseksi urheiluseuran johdon täytyy tehdä päätös ratkaisujen etsimisestä ja panostaa siihen. Uusien käytäntöjen ja työkalujen käyttöönotto vaatii aluksi aikaa ja vaivaa, mutta pitkällä tähtäimellä se on järkevää.

Konkreettisia keinoja työn tehostamiseen ja ajanhukan välttämiseen

Työn tekemistä voi tehostaa monella eri tavalla. Tehostaminen ei aina tarkoita ”nopeammin, jotta ehdit tehdä enemmän” vaan se voidaan kääntää myös hyvinvointia tukevaksi tavoitteeksi ”tehokkaammin, jotta aikaa jää enemmän”. Seuraavissa kappaleissa esitellään konkreettisia keinoja ja työkaluja, joiden avulla ajanhukkaa voidaan vältellä.

Kirjoittakaa asiat ylös ja miettikää järkevä tapa jakaa tietoa.

Ajanhukkaa ja ylimääräistä työtä on helppo karsia kirjaamalla asioita ylös. Aikaa säästyy, kun tietoa ei tarvitse etsiä. On tärkeää välttyä tilanteelta, jossa tieto liikkuu vain ja ainoastaan sanallisesti henkilöltä toiselle. Lisäksi kannattaa miettiä, miten tieto jaetaan mahdollisimman yksinkertaisesti kaikkien tarvittavien henkilöiden saataville. Ohjeiden, toimintamallien tai vaikka kokemuksien kirjoittaminen ylös vie aikaa, mutta heti seuraavalla kerralla vastaavan asian hoitaminen on huomattavasti helpompaa. Selkeillä kirjallisilla ohjeilla saman tehtävän voi hoitaa useampi eri henkilö ja ohjeiden kyseleminen asia kerrallaan ei rasita ketään yksittäistä henkilöä.

Kirjallisesta materiaalista on helppo tarkistaa miten edellisellä kerralla toimittiin, mikä onnistui ja mitä on syytä tehdä toisin. Esimerkiksi monien tapahtumien laatu parantuu, kun muistiinpanojen pohjalta toimintaa voidaan joka kerralla kehittää. Aikaa säästyy, kun toimintamallit ovat valmiina. Asioiden kirjaaminen ylös vähentää myös inhimillisten virheiden määrää. On todennäköisempää löytää vastaus kysymykseen esimerkiksi pilvipalveluun siirretystä tiedostosta, kuin kaivella muistia tai etsiä epätoivoisesti viime vuoden kalenterista asiaan mahdollisesti liittyviä merkintöjä.

Vuosikello auttaa tehtävien ennakoinnissa.

Urheiluseuran vuosikelloon kootaan oleellisimmat tehtävät ja tapahtumat, jotka täytyy vuoden aikana huomioida. Vuosikelloja voi olla useampia tarpeesta riippuen. Esimerkiksi hallinnolle ja seuran joukkueille voi tehdä omat vuosikellot.

Vuosikello on kätevä apuri, sillä sen avulla voidaan ennakoida tulevia tapahtumia ja työtehtäviä. Esimerkiksi vuosikokouksiin liittyvät valmistelut on helpompi aloittaa hyvissä ajoin, kun ne on merkitty selkeästi vuosikelloon. Kauden aloitukseen liittyvät toimenpiteet eivät unohdu, kun ne löytyvät vuosikellosta. Toteutustapoja on monenlaisia ja jokaisen seuran kannattaa miettiä sopiva tapa täydentää ja käyttää vuosikelloa.

Päivittäkää seuran taloushallinto nykypäivään.

Jos rahastonhoitaja on tuskastunut tilitapahtumien erittelyyn, selvittelyyn ja virheiden korjaamiseen, on seuran viimeistään siinä vaiheessa aika miettiä taloushallinnon kehittämistä. Kankean taloushallinnon pyörittäminen vie paljon aikaa. Taloushallinnon kehittäminen vapauttaa asiantuntijuutta muiden seuratöiden hoitamiseen.

Nykyään yhä useammat urheiluseurat (koosta riippumatta) siirtyvät tai vähintäänkin harkitsevat sähköisen taloushallinnon käyttöönottamista. Sähköinen taloushallinto tarkoittaa laskuttamisen, laskujen vastaanottamisen ja maksamisen, laskujen kierrätyksen ja hyväksynnän sekä kirjanpidon hoitamista sähköisesti. Myös tarvittavat viranomaisilmoitukset voi lähettää sähköisesti.

Sähköisen taloushallinnon etuja ovat: 

• Talouden läpinäkyvyyden kasvu
• Virheiden ja väärinkäytösten riski pienenee
• Palkkatyöläisten ja vapaaehtoistyöntekijöiden aikaa säästyy
• Taloushallinnon toimintatavat ovat yhtenäiset ja hallitut
• Seuran ja joukkueiden taloudellinen tilanne on reaaliaikaisesti seurattavissa

Jäsenluettelon ylläpito kuntoon.

Yhdistyslain mukaan yhdistyksen hallituksen on pidettävä jäsenistä luetteloa. Jäsenluetteloon tulee merkitä jäsenen koko nimi ja kotipaikka. Urheiluseuran jäsenyyksien kirjaaminen ja seuraaminen voi viedä runsaasti aikaa, varsinkin jos luetteloa ylläpidetään manuaalisesti. Ajanhukan lisäksi tietosuojan kanssa on oltava tarkkana ja sen takia jäsenluettelon säilyttämisen kanssa tulee olla huolellinen. Perinteisen Excel taulukon lisäksi tarjolla on monia sähköisiä jäsenrekisteriohjelmia, joiden käyttöönottoon kannattaa tutustua.

Jäsenluettelo on henkilörekisteri, jonka ylläpidosta rekisterinpitäjän on henkilötietolain mukaan laadittava rekisteriseloste. Rakentakaa luottamusta ja huolehtikaa jäsenten tietosuojasta.

Lue lisää tietosuojasta yhdistystoiminnassa.

Urheiluseuran oleellisimmat tiedot kaikkien saataville

Urheiluseuran viestinnän suunnitelmallisuus on oma isompi kokonaisuutensa, mutta jokaisen urheiluseuran kannattaa miettiä vähintäänkin seuran perustietojen näkyvyyttä. Perustiedoilla tarkoitetaan tässä yhteydessä urheiluseuran perustehtävää ja yhteystietoja. Varmistakaa urheiluseurassa, että kuka tahansa löytää vastaukset alla oleviin kysymyksiin helposti itsenäisellä tiedonhaulla. Esimerkiksi yksinkertaisen nettisivun ylläpitäminen voi olla ensiaskel ihmisten tavoittamiseen.

Lapseni haluaisi aloittaa uuden liikuntaharrastuksen. Mitä vaihtoehtoja hänellä on?

Urheiluseuran nimi saattaa etäisesti olla tuttu, mutta seuran järjestämästä toiminnasta ei ole mitään tietoa. Jos henkilöllä ei ole valmiiksi kytköstä esimerkiksi johonkin seuran jäseneen, niin miten hän löytää seuran toimintaan? Kannattaa miettiä, miten kiinnostuneet henkilöt saavat vähintäänkin tiedon seuran olemassaolosta ja perustehtävästä.

Haluan tietää lisää. Kehen otan yhteyttä ja miten?

Turhat yhteydenotot ja oikeiden henkilöiden etsiminen vähenee, kun urheiluseuran toimihenkilöiden yhteystiedot löytyvät helposti. Yhteystietojen ohella on hyvä kertoa henkilön vastuualue seurassa, jotta kysyjä osaa heti ottaa yhteyttä oikeaan henkilöön. Lisäksi toisinaan on hyvä tarkentaa yhteydenoton aikataulua. Varsinkin jos yhteydenottoja on paljon. Tällöin vältytään tilanteelta, jossa työntekijän tai vapaaehtoisen oletetaan olevan jatkuvasti saatavilla.